Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag Wolters Kluwer Deutschland GmbH

Was sind Arbeitsmittel?

Damit Gegenstände vom Finanzamt als Arbeitsmittel anerkannt werden und Sie die damit verbundenen Aufwendungen als Werbungskosten abziehen können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Arbeitsmittel sind Gegenstände, die zur Erledigung beruflicher Aufgaben dienen. Sie haben damit Hilfsfunktion und sind selbst nicht die Erwerbsgrundlage des Steuerpflichtigen ().

  • Arbeitsmittel müssen von Ihnen gegenwärtig oder künftig tatsächlich für Ihre beruflichen Zwecke genutzt werden. Beläuft sich die private Mitbenutzung eines Arbeitsmittels auf weniger als 10 % der Gesamtnutzung, sodass die berufliche Nutzung mehr als 90 % beträgt, sind die Arbeitsmittelkosten zu 100 % absetzbar (BMF-Schreiben vom 6.7.2010, BStBl. 2010 I S. 614).

Ist der private Nutzungsanteil mindestens 10 %, sind die Aufwendungen nach neuer BFH-Rechtsprechung aufzuteilen. Das gilt für alle Arbeitsmittel, nicht nur – wie früher – für die Kosten beruflich genutzter Autos, Telefone und Computer. Es muss allerdings ein geeigneter Aufteilungsmaßstab existieren, z.B. der zeitliche oder flächenmäßige Anteil der beruflichen Nutzung.

Ein Bücherregal, das neben beruflichen Büchern zu etwa 15 % private Bücher wie Belletristik, Reiseführer, Fotoalben usw. enthält, ist ein gemischt genutztes Arbeitsmittel. Als Werbungskosten können 85 % der Anschaffungskosten des Bücherregals abgesetzt werden.

Welche Kosten sind steuerlich abziehbar?

Kauf neuer Arbeitsmittel

Werden neue Arbeitsmittel gekauft, sind die Anschaffungskosten als Werbungskosten abzugsfähig. Das sind neben dem reinen Kaufpreis auch die Mehrwertsteuer, Auslagen für Porto und Verpackung, Fracht sowie Fahrtkosten für Fahrten zum Kauf des Arbeitsmittels und für Fahrten, um sich vor dem Kauf entsprechend zu informieren (BFH-Urteil vom 10.3.1981, VIII R 195/77, BStBl. 1981 II S. 470). Steuerlich maßgeblich ist immer der Zeitpunkt der Anschaffung, also der Zeitpunkt der Übergabe bzw. Lieferung.

Sofortabzug bei Anschaffungskosten bis 410,00 € (ohne MwSt.)

Handelt es sich um selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter und betragen die Anschaffungskosten nicht mehr als 410,00 € (ohne Mehrwertsteuer) oder 438,70 €/487,90 € (inkl. 7 %/19 % MwSt.), dürfen Sie die Anschaffungskosten in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen (R 9.12 LStR 2015). Das ist die Sofortabschreibung nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 Satz 2 EStG. Sie können aber auch die Abschreibung über die Nutzungsdauer wählen. Die Regelungen zur Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter im Betriebsvermögen gelten nicht für Werbungskosten aus nicht selbstständiger Arbeit.

Bei gemischt genutzten Arbeitsmitteln (z.B. Computer) kommt es auf den vollen Kaufpreis an, nicht auf die Höhe des beruflichen Anteils.

Abschreibung bei Anschaffungskosten über 410,00 € (ohne MwSt.)

Betragen die Anschaffungskosten mehr als 410,00 € (ohne MwSt., § 9b Abs. 1 EStG) oder 438,70 €/487,90 € (inkl. 7 %/19 % MwSt.), müssen Sie die Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels verteilen, also abschreiben. Nur die jeweilige Jahresrate (Absetzung für Abnutzung, kurz: AfA) ist dann als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Zulässig ist nur die lineare AfA.

Die Abschreibung beginnt im im Jahr der Anschaffung (Zeitpunkt der Lieferung) und muss im ersten Jahr monatsgenau erfolgen. Der Monat der Anschaffung zählt mit. Über welche Zeitdauer ein Arbeitsmittel abzuschreiben ist, ist in amtlichen AfA-Tabellen festgelegt. Grundsätzlich sind aber auch kürzere Nutzungsdauern möglich (z.B. bei besonders hohem technischen Verschleiß).

Sie haben sich am 14.5.2015 einen PC für 1.800,00 € inkl. MwSt. gekauft, den Sie beruflich nutzen. Bei einer Nutzungsdauer von drei Jahren beträgt die Jahres-AfA 600,00 € (1.800,00 € : 3). Als AfA dürfen Sie 2015 8/12 von 600,00 € = 400,00 € ansetzen. In den Jahren 2016 und 2017 können Sie die volle Jahres-AfA von 600,00 € und im Jahr 2018 den restlichen AfA-Betrag i.H.von 200,00 € ansetzen.

Kaufen Sie mehrere Gegenstände, gilt die Grenze von 410,00 € netto jeweils für den einzelnen Gegenstand. Nur wenn die Einzelteile nicht selbstständig nutzbar sind, werden sie zu einem einheitlichen Wirtschaftsgut zusammengefasst (BFH-Urteil vom 21.7.1998, III R 110/95, BStBl. 1998 II S. 789).

Eine versehentlich nicht angesetzte AfA können Sie nicht nachholen. Sie müssen vielmehr den zu hohen Restwert gleichmäßig auf die restliche Nutzungsdauer verteilen. Dadurch erhöhen sich die AfA-Beträge in den Folgejahren (H 7.4 unterlassene AfA EStH 2014).

Kauf gebrauchter Arbeitsmittel

Steuerlich absetzen können Sie auch Gegenstände, die Sie gebraucht erwerben. Den gezahlten Preis müssen Sie ebenfalls mittels Beleg nachweisen oder aber auf andere Weise glaubhaft machen. Bei Kauf von einer Privatperson genügt eine einfache Quittung über den gezahlten Betrag; Mehrwertsteuer darf nicht ausgewiesen sein.

Von Bedeutung ist auch hier die Grenze von 410,00 € (ohne MwSt.). Allerdings brauchen Sie bei Abschreibung eines gebrauchten Arbeitsmittels nur die entsprechende Restnutzungsdauer zugrunde zu legen. Ist die gewöhnliche Nutzungsdauer bereits abgelaufen, soll gemäß BMF-Erlass vom 28.5.1993 (BStBl. 1993 I S. 483) die Restnutzungsdauer in jedem Einzelfall unter Berücksichtigung aller Umstände (Alter, Beschaffenheit, voraussichtlicher Einsatz) geschätzt werden. Wählen Sie hier eine Nutzungsdauer, die für Sie günstig ist.

Verwendung bisher privat genutzter Gegenstände als Arbeitsmittel

Ein Werbungskostenabzug ist auch möglich, wenn Sie bisher privat genutzte Gegenstände fortan so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen (sog. Umwidmung). Z.B. stellen Sie einen bisher im Wohnzimmer genutzten Schrank ins Arbeitszimmer und bewahren darin Fachliteratur auf.

Maßgeblich für den Werbungskostenabzug ist der Restwert im Zeitpunkt der Umwidmung: Diesen Restwert erhalten Sie, indem Sie die ursprünglichen Anschaffungskosten auf die für diesen Gegenstand übliche Gesamtnutzungsdauer (einschließlich der bisher privat verbrauchten Zeit) verteilen und davon für jedes Jahr der bisherigen privaten Nutzung eine fiktive AfA abziehen (H 9.12 Absetzung für Abnutzung LStH 2012).

Beträgt der Restwert im Zeitpunkt der Umwidmung nicht mehr als 410,00 €, dann können Sie den Betrag in voller Höhe in Ihrer Steuererklärung ansetzen. Beträgt er mehr als 410,00 €, müssen Sie den Betrag auf die Jahre der beruflichen Restnutzungsdauer verteilen und können in jedem Jahr nur die Jahres-AfA ansetzen.

Ist im Zeitpunkt der Umwidmung die Gesamtnutzungsdauer bereits abgelaufen, soll nach Auffassung des BFH ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich sein (BFH-Urteil vom 14.2.1989, IX R 109/84, BStBl. 1989 II S. 922).

Schätzen Sie die übliche Nutzungsdauer glaubhaft höher, sodass neben der bisherigen privaten Nutzungsdauer auch noch eine berufliche Restnutzungsdauer übrig bleibt (BFH-Urteil vom 31.1.1986, VI R 78/82, BStBl. 1986 II S. 355 für 100 Jahre alte Antiquitätenmöbel).

Nutzung geschenkter oder geerbter Gegenstände

Auch Gegenstände, die Sie geschenkt erhielten oder geerbt haben, können Sie ab einem beliebigen Zeitpunkt für berufliche Zwecke nutzen, also umwidmen. Dann dürfen Sie ab dem Zeitpunkt der Umwidmung für diese Gegenstände Werbungskosten geltend machen (H 9.12 Absetzung für Abnutzung LStH 2015). Maßgeblich ist dafür der Restwert im Zeitpunkt der Umwidmung.

Verkauf des Arbeitsmittels oder private Nutzung

Verkaufen Sie ein Arbeitsmittel und liegt kein privates Veräußerungsgeschäft vor, so ist der Verkaufserlös steuerfrei (R 9.12 Satz 3 LStR 2015). Ist das Arbeitsmittel im Zeitpunkt des Verkaufs noch nicht vollständig abgeschrieben, ist die normale Jahres-Abschreibung im Verkaufsjahr nur zeitanteilig für die Monate der beruflichen Nutzung abziehbar. Der verbleibende Restwert kann im Normalfall steuerlich nicht abgesetzt werden (BFH-Urteil vom 15.12.1992, VIII R 27/91, BFH/NV 1993 S. 599).

Anders aber liegt der Fall, wenn das Arbeitsmittel deshalb verkauft wird, weil Sie es durch ein neues und leistungsfähigeres Arbeitsmittel (z.B. schnellerer Computer mit größeren Speicherkapazitäten) ersetzen. In diesem Fall kann der verbleibende Restwert als Absetzung für außergewöhnliche wirtschaftliche oder technische Abnutzung (AfaA) zusätzlich zur anteiligen Jahres-AfA als Werbungskosten abgesetzt werden. Der erzielte Verkaufserlös wird allerdings von der AfaA abgezogen (Verfügung der OFD Berlin vom 2.6.2000, FR 2000 S. 949).

Nutzen Sie ein bisheriges Arbeitsmittel privat weiter (sog. Entwidmung) und war es noch nicht vollständig abgeschrieben, können Sie die Jahres-AfA im Jahr der Entwidmung nur zeitanteilig absetzen. Der verbleibende Restwert kann steuerlich nicht geltend gemacht werden.

Was sonst noch bei Arbeitsmitteln steuerlich abziehbar ist

Reparaturkosten sind stets in voller Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Auch die Fahrtkosten für das Hinbringen zur Reparatur und Abholen sind absetzbar (BFH-Urteil vom 21.7.1989, VI R 102/88, BStBl. 1989 II S. 972 unter 1). Anerkannt werden auch alle Kosten, die für Wartung und Pflege des Arbeitsmittels anfallen, beispielsweise für Reinigung von Berufskleidung, für das Stimmen des Klaviers, für Inspektionen des Autos usw.

Bei Diebstahl oder Zerstörung des Arbeitsmittels machen Sie den entstandenen Schaden als Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung (AfaA) geltend (BFH-Urteil vom 29.4.1983, VI R 139/80, BStBl. 1983 II S. 586). Diese AfaA ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem noch nicht abgeschriebenen Teil der Anschaffungskosten vor dem Schaden und dem Zeitwert des Arbeitsmittels nach dem Schaden. Bei Diebstahl beträgt der Zeitwert 0,00 €, bei Zerstörung ist er der Schrotterlös.

Haben Sie für den Kauf des Arbeitsmittels einen Kredit aufgenommen, dürfen Sie zusätzlich noch die Schuldzinsen abziehen, und zwar stets in dem Jahr, in dem sie gezahlt wurden (BFH-Urteil vom 21.10.1988, VI R 18/86, BStBl. 1989 II S. 356).

Sollten Sie ein Arbeitsmittel geleast haben, sind im Allgemeinen die Leasingraten als Werbungskosten abziehbar. Eine evtl. Mietsonderzahlung zu Beginn des Leasingvertrages ist in voller Höhe abzugsfähig.

Für Arbeitsmittel gibt es eine sog. Nichtbeanstandungsgrenze von 110,00 € (Arbeitsmittelpauschale). Bis zu diesem Betrag verzichtet das Finanzamt oft auf die Vorlage von Belegen (Verfügung der OFD Karlsruhe vom 11.2.2003, DStR 2003 S. 371). Geben Sie aber in Ihrer Steuererklärung immer auch die Art des Arbeitsmittels an, etwa: Für Schreibwaren und Bürobedarf... 110,00 € (sofern für Ihre Berufstätigkeit Schreibwaren benötigt werden).

Werbungskostenersatz durch den Arbeitgeber

Ersetzt Ihnen Ihr Arbeitgeber die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel ganz oder teilweise, stellt dies steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Im Gegenzug können Sie Ihre Arbeitsmittelkosten als Werbungskosten absetzen. Ein steuerfreier Werbungskostenersatz ist nur in den Fällen des Werkzeuggeldes (§ 3 Nr. 30 EStG) und der typischen Berufskleidung (§ 3 Nr. 31 EStG) möglich. Die steuerfreie Erstattung mindert aber Ihre absetzbaren Werbungskosten.

Einzelfälle von Arbeitsmitteln

Berufskleidung

Was ist Berufskleidung?

Nicht jede Kleidung, die Sie während Ihrer Berufsausübung tragen, ist deswegen gleich Berufskleidung und somit steuerlich abzugsfähig. Die Kleidung muss nämlich auch noch berufstypisch sein (§ 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG). Sofern Sie Ihre Kleidung nämlich auch außerhalb der Berufsausübung tragen können, handelt es sich um normale Kleidung, deren Kosten steuerlich nicht abziehbar sind.

Berufskleidung liegt auch dann nicht vor, wenn Sie sich solche normale Kleidung eigens für Ihre berufliche Tätigkeit gekauft haben und diese auch tatsächlich nur während des Dienstes tragen (BFH-Urteil vom 6.7.1989, IV R 91-92/87, BStBl. 1990 II S. 49). Das gilt auch für Business-Anzüge eines Rechtsanwalts (FG Hamburg vom 26.3.2014, 6 K 231/12, EFG 2014 S. 1377) oder wenn es sich um landestypische Kleidung für Auslandsreisen handelt (z.B. Khakihemden).

Um typische Berufskleidung handelt es sich nur dann, wenn die Kleidung wegen ihrer Beschaffenheit zur beruflichen Verwendung bestimmt und wegen der Eigenart des Berufes notwendig ist. Dazu zählt auch bürgerliche Kleidung, die berufstypisch ist (z.B. weiße Kleidung bei Heilberufen).

Als Berufskleidung werden beispielsweise anerkannt:

  • Berufliche Schutzbekleidung jeder Art, z.B. Arbeitskittel, Labormäntel, Sicherheitsschuhe;

  • Uniformteile bei Uniformträgern und Dienstkleidung mit Dienstabzeichen (R 3.31 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 LStR 2015);

  • Amtstrachten bei Richtern, Staatsanwälten, Rechtsanwälten, Geistlichen;

  • Sportkleidung bei Sportlehrern;

  • weiße Berufskleidung bei Heilberufen;

  • Modische weiße Oberbekleidung bei Friseuren;

  • Weiße Hemden mit Schulterklappen bei Piloten und Flugingenieuren;

  • Frack bei einem Orchestermusiker.

Unterscheidet sich die Dienstkleidung eines Straßenbahnfahrers von bürgerlicher Kleidung überwiegend nur durch ein unauffälliges Firmenemblem auf der Brust, so handelt es sich um Privatkleidung (FG Köln vom 28.4.2009, 12 K 839/08 ). Ebenso nicht anerkannt als Berufskleidung wurden die weißen Hosen und Socken einer Hauswirtschafterin (FG Rheinland-Pfalz vom 28.9.2010, 2 K 1638/09, BB 2010 S. 3118), die Uniformschuhe und Uniformstrumpfhosen einer Flugbegleiterin (FG Berlin-Brandenburg vom 31.5.2011, 10 K 10202/09 ) und die beim Arbeitgeber gekauften und nur im Geschäft getragenen Schuhe einer Schuhverkäuferin (FG Münster vom 1.7.2015, 9 K 3675/14 E ).

Bei Sportlehrern schließt eine lediglich abstrakte Möglichkeit einer privaten Nutzung der Sportsachen die Anerkennung als Arbeitsmittel nicht aus (FG Düsseldorf vom 16.11.1995, 8 K 1838/95 E, EFG 1996 S. 176). Auch vom FG Münster wurde Sportkleidung bei einer Sportlehrerin anerkannt FG Münster vom 12.11.1996, 8 K 2250/94 E, EFG 1997 S. 334. Der Abzug von Aufwendungen für Sportkleidung und Sportausstattung setzt grundsätzlich deren Einsatz im Unterricht voraus (FG Saarland vom 9.7.2008, 2 K 2326/05 ).

Typische Berufskleidung bei Ärzten sind weiße Kittel sowie weiße Arztjacken, die gewöhnlich statt eines Oberhemdes getragen werden. Weiße Hosen aus dem Fachhandel gehören dazu. Auch weiße Hemden und Blusen ohne Emblem für die Mitarbeiter eines Metzgereibetriebes wurden als Berufskleidung anerkannt (BFH-Urteil vom 22.6.2006, VI R 21/05, BStBl. 2006 II S. 915).

Welche Aufwendungen sind abziehbar?

Abziehbar sind Ihre tatsächlich nachgewiesenen Ausgaben für die Anschaffung, Reparatur und Ersatzbeschaffung typischer Berufskleidung. Steuerfreie Kleidergelder Ihres Arbeitgebers sind von den als Werbungskosten geltend gemachten Anschaffungskosten abzuziehen.

Der BFH hat leider klargestellt, dass bei bürgerlicher Kleidung, die sowohl beruflich als auch privat getragen werden kann, kein anteiliger Werbungskostenabzug anhand der beruflichen Tragezeiten in Betracht kommt (BFH-Beschluss vom 13.11.2013, VI B 40/13, BFH/NV 2014 S. 335).

Nur wenn die Anschaffungskosten für Ihre Berufskleidung als Werbungskosten abziehbar sind, sind es auch die Reinigungskosten. Die Reinigungskosten sind nach der BFH-Rechtsprechung voll absetzbar, auch wenn ein Finanzgericht nur den Mehraufwand im Vergleich zur Reinigung bürgerlicher Kleidung anerkennt (Niedersächsisches FG vom 10.12.2008, 7 K 166/08, EFG 2010 S. 707).

Wenn Sie typische Berufskleidung zu Hause in der privaten Waschmaschine waschen, dürfen Sie die Reinigungskosten schätzen (H 9.12 Berufskleidung LStH 2015). Bei einem Wachmann beispielsweise wurde der jährliche Wäscheanfall auf 77 kg geschätzt, was bei einem Dreipersonenhaushalt zu jährlichen Gesamtkosten von 59,23 € führte (FG Nürnberg vom 24.10.2014, 7 K 1704/13, EFG 2014 S. 1162). Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V., Bonn, hat für unterschiedliche Haushaltsgrößen die Kosten pro kg Wäsche errechnet.

Reinigungskosten je kg Wäsche gemäß Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V. (Stand: Dezember 2002)

1-Pers.-
Haushalt

2-Pers.-
Haushalt

3-Pers.-
Haushalt

ab 4-Pers.-
Haushalt

Wäsche waschen:

  • Kochwäsche 95°

  • Buntwäsche 60°

  • Pflegeleichtwäsche

0,77 €

0,76 €

0,88 €

0,50 €

0,48 €

0,60 €

0,43 €

0,41 €

0,53 €

0,37 €

0,35 €

0,47 €

Wäsche trocknen:

  • Ablufttrockner

  • Kondensattrockner

0,41 €

0,55 €

0,26 €

0,34 €

0,23 €

0,29 €

0,19 €

0,24 €

Bügeln:

  • Dampfbügeleisen

0,07 €

0,05 €

0,05 €

0,05 €

Das Finanzamt darf die geltend gemachten Reinigungskosten kürzen, wenn Sie die Vorjahresdaten ansetzen, sich die Anzahl Ihrer Arbeitstage aber verringert hat (FG Köln vom 20.12.2012, 11 K 2001/11, EFG 2013 S. 771). Überdies müsse vom Gewicht trockener und nicht nasser Kleidung ausgegangen werden, so das Gericht.

Wollen Sie sich die Berechnung von Reinigungskosten ersparen, sollten Sie einen pauschalen Betrag von 110,00 € für Berufskleidung – und zwar für Reinigung und Anschaffung – ansetzen. Denn für Arbeitsmittel insgesamt erkennen die Finanzämter diesen Betrag auch ohne Belege an.

Verschmutzung und Verschleiß von normaler Kleidung

Aufwendungen für normale Kleidung sind nicht als Werbungskosten abziehbar, wenn diese Kleidung während der Berufsausübung einer normalen Verschmutzung und einem normalen Verschleiß unterliegt. Wenn aber die Verschmutzung, die Beschädigung oder der vorzeitige Verschleiß auf einem konkreten beruflichen oder betrieblichen Vorfall beruht, sind die Kosten für Reinigung, Reparatur oder Ersatzbeschaffung als Werbungskosten abziehbar (BFH-Urteil vom 24.7.1981, VI R 171/78, BStBl. 1981 II S. 781; FG Thüringen vom 4.11.1999, EFG 2000 S. 211). Bei Ersatzbeschaffung eines Kleidungsstücks ist der Restwert der beschädigten Sache abziehbar.

Computer

Wann wird ein Computer steuerlich anerkannt?

Viele Angestellte und Beamte nutzen ihren Computer nicht nur privat, sondern auch für berufliche Zwecke. Dann können die Computerkosten mit dem beruflichen Anteil abgesetzt werden (BFH-Urteil vom 19.2.2004, VI R 135/01, BStBl. 2004 II S. 958).

Sie nutzen Ihren PC sieben Stunden in der Woche für berufliche Zwecke und drei Stunden für private Zwecke. Der berufliche Anteil beträgt 7 Stunden : 10 Stunden × 100 = 70 %. Damit sind 70 % der Aufwendungen für Ihren PC samt Peripheriegeräten als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig.

Können Sie jedes Jahr eine fast ausschließliche berufliche Nutzung des Computers (mehr als 90 %) nachweisen – z.B. durch eine Art Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen der Computernutzung oder durch Glaubhaftmachung, weil ein zweiter Computer für die Privatnutzung vorhanden ist –, muss das Finanzamt jedes Jahr 100 % Ihrer Computerkosten als Werbungskosten anerkennen.

Ist ein Nachweis des konkreten beruflichen Anteils nicht möglich, darf dieser aus Vereinfachungsgründen nach dem o.g. BFH-Urteil auf 50 % geschätzt, somit die Hälfte der Computerkosten als Werbungskosten abgesetzt werden (so auch FG Baden-Württemberg vom 5.5.2010, 12 K 18/07, BB 2011 S. 406 für den Laptop eines Berufspiloten). Das geht aber nur dann, wenn Sie mit einer Tätigkeitsbeschreibung glaubhaft machen können, dass Sie den Computer tatsächlich in einem wesentlichen Umfang beruflich nutzen.

Zur beruflichen Nutzung eines Computers gehört insbesondere die Erledigung beruflicher Aufgaben zu Hause, Fortbildung oder Umschulung, Erwerb von beruflich notwendigem EDV-Grundwissen (BFH-Urteil vom 15.1.1993, VI R 98/88, BStBl. 1993 II S. 348), Erstellung von Bewerbungsschreiben, Verwaltung von Immobilienbesitz, berufliche Internetnutzung (z.B. wegen eines Telearbeitsplatzes oder als Wissenschaftler zur Recherche oder weil Sie selbst eine berufsbezogene Homepage eingerichtet haben). Die Erstellung der Einkommensteuererklärung mit dem Computer ist nur insoweit beruflich veranlasst, als sie sich auf Einkünfte bezieht; der entsprechende Teil der Computerkosten ist als Steuerberatungskosten bei der betreffenden Einkunftsart absetzbar.

Zur privaten Mitbenutzung des Computers zählen z.B. die Erledigung privaten Schriftverkehrs (auch mit dem Finanzamt), das private Surfen im Internet, privates Online-Banking und Computerspiele. Setzen Sie Ihren PC für eine erstmalige Berufsausbildung ein, ist der betreffende Kostenanteil als Sonderausgaben abziehbar.

Welche Aufwendungen sind abziehbar?

Erstanschaffung eines Computers

Eine Computeranlage kann in drei Gruppen zerlegt werden:

  • Bestandteile des Computers (Rechner, Tastatur, Festplatte, interne Laufwerke, Arbeitsspeicher, Grafikkarte, Schnittstellen usw.);

  • externe Peripheriegeräte (Monitor, Drucker, Scanner, Modem, externe Laufwerke usw.);

  • Software (Betriebssystem, Anwenderprogramme usw.).

Alle Computerbestandteile müssen bei Erstanschaffung zusammengefasst und einheitlich abgeschrieben werden, wenn die Anschaffungskosten über 410,00 € (ohne MwSt.) oder 487,90 € (inkl. 19 % MwSt.) liegen.

Ohne Computer nicht selbstständig nutzbare Peripheriegeräte müssen Sie gesondert über ihre dreijährige Nutzungsdauer abschreiben, auch wenn die Anschaffungskosten nur bis zu 410,00 € (ohne MwSt.) betragen (H 9.12 Absetzung für Abnutzung LStH 2015; für Drucker: BFH-Urteil vom 15.7.2010, III R 70/08, BFH/NV 2010 S. 2253). Ausnahmsweise ist bei Anschaffungskosten bis zu 410,00 € (ohne MwSt.) ein Sofortabzug möglich, wenn die Geräte auch ohne Computer selbstständig nutzungsfähig sind, etwa ein Multifunktionsgerät (All-in-one-/Kombi-Gerät, das gleichzeitig Drucker, Fax, Kopierer und evtl. auch Scanner ist). Wählen Sie für die Abschreibung eines Kombi-Geräts die Nutzungsdauer des Teils, die für Sie am günstigsten ist.

Die Abschreibungsdauer beträgt für Personalcomputer, Notebooks und Peripheriegeräte, die ab dem 1.1.2001 angeschafft werden, drei Jahre. Eine AfA-Dauer darunter ist nur möglich, wenn mit einer früheren technischen und/oder wirtschaftlichen Abnutzung zu rechnen ist (OFD Frankfurt vom 20.9.1988, DStR 1988 S. 749).

Software über 410,00 € (ohne MwSt.) muss über 3 Jahre abgeschrieben werden (Verfügung der OFD Berlin vom 2.6.2000, FR 2000 S. 949). Liegen die Anschaffungskosten nicht darüber, gilt das Programm ebenfalls als selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut und kann sofort abgesetzt werden (R 5.5 Abs. 1 Satz 3 EStR 2012). Wird allerdings ein Betriebssystem nur zusammen mit der Hardware verkauft und dafür kein gesonderter Preis ausgewiesen, sind Hard- und Software einheitlich abzuschreiben (BFH-Beschluss vom 16.2.1990, III B 90/88, BStBl. 1990 II S. 794).

Für Software kann sich ein anderer Anteil der beruflichen Nutzung ergeben als für die Hardware. So sind die Anschaffungskosten berufsbezogener Software (z.B. CAD-Programm bei einem Ingenieur) auch dann als Werbungskosten absetzbar, wenn Ihr Computer nicht als Arbeitsmittel anerkannt wird (FG Rheinland-Pfalz vom 15.3.2000, 1 K 1484/98 ).

Hinzukauf zusätzlicher Komponenten

Werden zusätzliche Computerbestandteile (z.B. ein DVD-Laufwerk, eine zweite Festplatte) angeschafft oder der Computer in seiner Nutzungsmöglichkeit wesentlich verbessert (z.B. weitere MB für den Arbeitsspeicher, leistungsfähigere Grafikkarte), stellen Ihre Ausgaben unabhängig von der Höhe nachträgliche Anschaffungskosten dar. Diese sind dem Restwert des PCs hinzuzurechnen und mit ihm zusammen auf die verbleibende Restnutzungsdauer zu verteilen (OFD Berlin vom 2.6.2000, FR 2000 S. 949). Ist der PC bereits abgeschrieben, sollten Sie die nachträglichen Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung voll absetzen.

Kaufen Sie nach Anschaffung des PC zu einem späteren Zeitpunkt Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner u.Ä., sind diese Geräte unabhängig vom Kaufpreis stets gesondert abzuschreiben (für Drucker: BFH-Urteil vom 15.7.2010, III R 70/08, BFH/NV 2010 S. 2253). In der Praxis aber akzeptieren viele Finanzämter auch eine Sofortabschreibung, wenn der Kaufpreis nicht mehr als 410,00 € netto beträgt.

Weitere Software über 410,00 € (ohne MwSt.) muss abgeschrieben, Programme bis zu diesem Preis dürfen in voller Höhe sofort abgesetzt werden.

Ersatz vorhandener Komponenten durch neue

Werden Computerbestandteile ersetzt (z.B. die defekte Festplatte, die Tastatur u.Ä.), dann wird etwas Vorhandenes durch Neues ersetzt. Ihre Ausgaben sind dann im Jahr des Anfalls in voller Höhe als Erhaltungsaufwand abziehbar – gleichgültig, ob sie mehr oder weniger als 410,00 € (ohne MwSt.) betragen.

Sollte aber der PC durch den Austausch von Computerbestandteilen in seinem Wesen erheblich verändert oder in seiner Nutzungsmöglichkeit wesentlich verbessert werden (z.B. Austausch der Grafikkarte gegen eine wesentlich leistungsfähigere), so nimmt das Finanzamt nachträgliche Anschaffungskosten an mit der Folge, dass diese dem Restwert des PC hinzugeschlagen und damit zusammen auf die Restnutzungsdauer verteilt werden. Werden wesentliche Bestandteile des Computers (z.B. Prozessor) ausgetauscht, darf das Finanzamt ausnahmsweise die Restnutzungsdauer neu schätzen und somit verlängern (Verfügung der OFD Berlin vom 2.6.2000, FR 2000 S. 949).

Ersetzen Sie Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner usw. durch neue Geräte, sind diese unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten separat vom Computer auf die Nutzungsdauer verteilt abzuschreiben (für Drucker: BFH-Urteil vom 15.7.2010, III R 70/08, BFH/NV 2010 S. 2253). Sollte für das alte Gerät noch ein Restwert vorhanden sein, machen Sie diesen als außergewöhnliche Abschreibung (AfaA) geltend.

Werden Computerprogramme durch Upgrades ersetzt, müssen Kosten über 410,00 € (ohne MwSt.) abgeschrieben werden. Ein Anschaffungspreis der Software bis zu 410,00 € darf in vollem Umfang sofort abgesetzt werden. Ist die Altversion noch nicht vollständig abgeschrieben, ist eine AfaA nicht möglich (FG Münster vom 18.2.2005, 11 K 5218/03 E, U, EFG 2005 S. 854; Niedersächsisches FG vom 16.1.2003, 10 K 82/99, EFG 2003 S. 601).

Ersatz eines Altgerätes durch ein neues Gerät

Ersetzen Sie Ihren Computer vor Ende der Abschreibungsdauer durch ein neues, leistungsfähigeres Gerät, können Sie den verbleibenden Restwert des Altgeräts als Absetzung für außergewöhnliche wirtschaftliche oder technische Abnutzung (AfaA) mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten geltend machen. Dies gilt in gleicher Weise auch für externe Peripheriegeräte, wie Drucker, Scanner usw., die gesondert abgeschrieben werden (Verfügung der OFD Berlin vom 2.6.2000, FR 2000 S. 949).

Sonstige Aufwendungen

Abziehbar mit Ihrem beruflichen Nutzungsanteil sind Aufwendungen für Computer-Zubehör wie CD/DVD-Rohlinge, USB-Sticks, externe Festplatten, Computerkabel, Etiketten, CD/DVD-Boxen, Kabel, Batterien, Druckerpapier, Druckerpatronen, Tonerkartuschen, Notebooktasche usw. sowie die PC-Wartung, Reparaturen und Darlehenszinsen für die Finanzierung des Computers. Aufwendungen für eine spezielle Computerbrille sind nicht absetzbar (BFH-Urteil vom 20.7.2005, VI R 50/03, BFH/NV 2005 S. 2185).

Anschaffungskosten des Zubehörs von nicht mehr als 410,00 € netto setzen Sie der Einfachheit halber sofort ab, auch wenn es nicht selbstständig nutzbar ist (wie z.B. Kabel).

Mobiliar

Mobiliar als Arbeitsmittel kann beispielsweise sein: Schreibtisch nebst den dazugehörenden Gegenständen wie Schreibtischstuhl, -sessel, -auflage, -lampe, Papierkorb usw., Bücherregal, Bücherschrank, Beistelltisch, Computertisch, Ablagetisch. Wenn Sie einen Schreibtisch fast täglich für längere Zeit beruflich nutzen, ist ein gelegentlicher privater Gebrauch, etwa zum Briefeschreiben, unbedeutend. Ein Bücherregal oder ein Bücherschrank ist voll absetzbar, wenn darin zu mehr als 90 % berufliche Bücher aufbewahrt werden (BFH-Urteil vom 30.10.1990, BStBl. 1991 II S. 341). Ein Computertisch ist voll absetzbar, auch wenn der darauf stehende Computer nicht zu 100 % absetzbar ist (FG Rheinland-Pfalz vom 22.1.2004, 6 K 2184/2, EFG 2004 S. 718).

Für die Abschreibung von Möbelstücken mit Anschaffungskosten von über 410,00 € (ohne MwSt.) wird im Allgemeinen eine Nutzungsdauer von 13 Jahren bei Anschaffung ab 1.1.2001 (davor von 10 Jahren) zugrunde gelegt: Das bedeutet, dass Sie 13 Jahre lang jährlich 7,7 % der Anschaffungskosten als Werbungskosten absetzen können.

Die einzelnen Teile einer Schreibtisch-Kombination, bestehend aus Schreibtisch, Rollcontainer sowie seitlichem Computertisch, können Sie als selbstständig nutzbare, geringwertige Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung sofort absetzen, wenn sie jeweils weniger als 410,00 € (ohne MwSt.) gekostet haben (BFH-Urteil vom 21.7.1998, III R 110/95, BStBl. 1998 II S. 789).

Auch Antiquitäten, die als Arbeitsmittel genutzt werden, können abgeschrieben werden. Hier gelten aber im Einzelfall längere Nutzungsdauern als bei normalen Möbeln (BFH-Urteil vom 31.1.1986, VI R 78/82, BStBl. 1986 II S. 355 für 100 Jahre alte Antiquitätenmöbel).

Musikinstrumente

Als Musiklehrer an allgemein bildenden Schulen müssen Sie nicht nur nachweisen oder glaubhaft machen, dass Sie das Instrument beruflich nutzen, sondern auch den zeitlichen Umfang der Nutzung. Nur wenn Sie schlüssig darlegen, dass der Umfang der beruflichen Nutzung mehr als 90 % der Gesamtnutzung ausmacht, sind die gesamten Anschaffungskosten – ggf. im Wege der AfA – steuerlich abzugsfähig (FG München vom 27.5.2009, 9 K 859/08, EFG 2009 S. 1447).

Anders ist es bei Berufsmusikern (z.B. Konzertpianisten) und Dozenten an staatlichen Konservatorien (BFH-Urteil vom 21.10.1988, VI R 18/86, BStBl. 1989 II S. 356). Für sie ist das Beherrschen des Instruments die Grundlage ihrer wirtschaftlichen Existenz, sodass das Finanzamt bei ihnen in der Regel eine intensive berufliche Nutzung annimmt. Der Umfang der beruflichen und privaten Nutzung muss dann nicht dargelegt werden. Das gilt u.E. auch für selbstständige Klavierlehrer, die mit Klavierunterricht zu Hause ihr Geld verdienen.

Für die Abschreibung eines Klavierflügels müssen Sie eine Nutzungsdauer von 30 Jahren zugrunde legen, für eine Elektroorgel 10 Jahre. Für eine 300 Jahre alte Stradivari ist dagegen eine Restnutzungsdauer von 100 Jahren anzusetzen (BFH-Urteil vom 26.1.2001, VI R 26/98, BStBl. 2001 II S. 194).

Auch der CD-Player im privaten Fahrzeug eines Musikredakteurs kann für diesen ein Arbeitsmittel sein (FG Baden-Württemberg vom 15.7.1997, 6 K 305/96, EFG 1998 S. 276).

Pkw

Ein Pkw kann ein Arbeitsmittel sein, wenn er nahezu ausschließlich für dienstliche Fahrten genutzt wird. Als Arbeitsmittel kann ein Pkw in Betracht kommen bei Außendienstmitarbeitern, Kurieren, Taxifahrern u.Ä. Wegen der meist hohen Pkw-Kosten lohnt sich hier der Nachweis einer mehr als 90 %igen beruflichen Nutzung besonders, da dann die gesamten Kosten absetzbar sind (BFH-Urteil vom 29.4.1983, VI R 139/80, BStBl. 1983 II S. 586).

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählen nicht zu den dienstlichen Fahrten, ebenso nicht Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Für diese Fahrten gibt es nur die Entfernungspauschale. Als dienstliche Fahrten zählen damit die Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

Die tatsächlichen Fahrzeugkosten sind mit dem auf die Auswärtstätigkeit entfallenden Nutzungsanteil als Arbeitsmittelkosten absetzbar. Setzen Sie als Fahrtkosten stattdessen die Reisekostenpauschale an, sind damit alle Pkw-Kosten abgegolten.

Aufwendungen bei Unfall, Beschädigung oder Diebstahl sind als Werbungskosten abziehbar.

Sonstige Arbeitsmittel

Beruflich genutzte Bücher und Zeitschriften sind ebenfalls Arbeitsmittel. Sportgeräte können bei Sportlern und Sportlehrern Arbeitsmittel sein. Voraussetzung ist, dass die Geräte fast ausschließlich zur Berufsausübung verwendet werden. Anerkannt wurden beispielsweise Fußballschuhe, Hallenturnschuhe, Badmintonschläger bei einem als Erzieher tätigen Diplom-Pädagogen (BFH-Urteil vom 21.11.1986, VI R 137/83, BStBl. 1987 II S. 262). Weitere Einzelheiten finden Sie bei Berufskleidung. Arbeitsmittel können auch eine Aktentasche und ein Pilotenkoffer (Trolley) sein (FG Hamburg vom 23.5.2011, 6 K 77/10, EFG 2011 S. 2057), der Diensthund eines Polizei-Hundeführers (BFH-Urteil vom 30.6.2010, VI R 45/09, BStBl. 2011 II S. 45), das Reitpferd eines Reitlehrers (FG Düsseldorf vom 22.6.1982, XV 691/78 E, EFG 1983 S. 65), das Teleskop eines Astronomie-Lehrers (FG Berlin vom 22.3.2004, 8 K 8079/03, EFG 2004 S. 1362).

Keine Arbeitsmittel sind beim Sport genutzte Kontaktlinsen (FG München vom 6.12.2000, 1 K 1488/99 ), eine nur am Arbeitsplatz getragene Brille, die keine Schutzbrille ist (BFH-Urteil vom 23.10.1992, VI R 31/92, BStBl. 1993 II S. 193), oder ein Hörgerät (BFH-Beschluss vom 22.4.2003, VI B 275/00, BFH/NV 2003 S. 1052), wenn die Sehschwäche oder der Hörschaden nicht auf eine Berufskrankheit zurückzuführen ist. Hier liegen außergewöhnliche Belastungen vor (Krankheitskosten).