Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag Wolters Kluwer Deutschland GmbH

Berufliche Telefon- und Internetkosten absetzbar

Viele Steuerzahler benutzen ihr Festnetz- oder Mobiltelefon dazu, um berufliche Telefongespräche zu führen und zu empfangen, zum Beispiel Gespräche mit Kunden oder Lieferanten, zur Organisation von Dienst- oder Geschäftsreisen, zur Bestellung von Arbeitsmitteln, zur Erkundung von Fortbildungsmaßnahmen, zur Einholung beruflicher Fachinformationen. Häufig werden auch berufliche Schriftstücke bzw. Dokumente per Fax versendet und über das Internet berufliche E-Mails verschickt und empfangen sowie berufsbedingte Recherchen auf diversen Webseiten durchgeführt. Die dadurch verursachten beruflichen Telekommunikationskosten in Form von Gebühren und laufenden Kosten sind als Werbungskosten abziehbar (R 9.1 Abs. 5 Satz 1 LStR 2015).

Absetzbare Telekommunikationskosten sind der berufliche Anteil der Grundgebühr und der Einzelgesprächsgebühren bzw. der Flatrate-Gebühr bei einem Festnetz- oder Mobiltelefon (Handy), der Gebühren für das Versenden von beruflichen Telefaxen, die anteiligen Kosten der beruflichen Internetnutzung, die Mietkosten bzw. der ggf. abzuschreibende Kaufpreis für beruflich genutzte Telefonanlagen und sonstige Telekommunikationsgeräte, die anteiligen Anschlusskosten oder das Bereitstellungsentgelt für die Einrichtung eines neuen oder die Übernahme eines bestehenden Anschlusses, berufsbedingte Reparaturkosten einer Telefonanlage oder einzelner Geräte (z.B. Telefon, Fax, Anrufbeantworter). Für den privaten Kostenanteil einer Reparatur in Ihrem Haushalt kommt eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG in Betracht.

Es gibt zwei Möglichkeiten, berufsbedingte Telekommunikationskosten in der Steuererklärung geltend zu machen: die Pauschalabrechnung und die Abrechnung mit Aufzeichnungen. Grundlage dafür ist ein Telefonerlass der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 20.11.2001, BStBI. 2001 I S. 993).

Die Abrechnung mit Pauschalbeträgen

Sie können den steuerlich abziehbaren Anteil Ihrer monatlichen Telefonkosten pauschal ermitteln, ohne die beruflichen Telefongespräche im Einzelnen nachweisen zu müssen. Voraussetzung für den pauschalen Abzug ist aber, dass Sie erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen haben (R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR 2015).

Diese Telefonkosten können Sie pauschal absetzen

Sie können pro Monat

  • pauschal bis zu 20 % Ihrer Telekommunikationsaufwendungen,

  • höchstens jedoch 20,00 € absetzen.

Der Höchstbetrag von 20,00 € bezieht sich auf den monatlichen Rechnungsbetrag Ihrer Telefongesellschaft. Einmalige Aufwendungen, die nicht in der monatlichen Rechnung auftauchen, fallen nicht unter den Höchstbetrag (z.B. Anschaffungskosten, Reparaturkosten). Rechnen Sie deshalb nur Ihre laufenden Kosten mit 20 %, aber höchstens 20,00 €, ab. Daneben machen Sie zusätzlich von den einmaligen Aufwendungen 20 % als Werbungskosten geltend.

Werden die Kosten der Internetnutzung in Ihrer Telefonrechnung jedoch gesondert ausgewiesen oder erhalten Sie eine von der Telefonrechnung gesonderte Rechnung eines Internetproviders, sollten Sie den beruflichen Kostenanteil zusätzlich zur Pauschale absetzen. Eine Schätzung des beruflichen Anteils mit 50 % ist möglich, wenn Sie erfahrungsgemäß beruflich viel im Internet unterwegs sind (Niedersächsisches FG vom 17.12.2009, 14 K 125/08, EFG 2010 S. 2071; vom BFH nicht beanstandet: BFH-Urteil vom 16.6.2010, VI B 18/10, BFH/NV 2010 S. 1810).

Ob die Pauschalregelung personenbezogen ist oder pro Telefon gilt (Hausanschluss und Handy), ist unklar. Für eine mehrfache Anwendung (also max. 20,00 € pro Telefon) wäre zumindest Voraussetzung, dass mit beiden Telefonen aufgrund der beruflichen Tätigkeit erfahrungsgemäß berufliche Gespräche in nennenswertem Umfang geführt werden.

Sie müssen jeden Monat getrennt mit dem Finanzamt abrechnen und können die in einigen Monaten nicht ausgenutzte Obergrenze in anderen Monaten nicht nachholen.

Statt dem Finanzamt für jeden Monat des Jahres die Telefonrechnung vorzulegen, haben Sie auch die Möglichkeit, aus den Telefonrechnungsbeträgen dreier zusammenhängender Monate (z.B. von April bis Juni) einen monatlichen Durchschnittsbetrag zu ermitteln (R 9.1 Abs. 5 Satz 5 LStR 2015). Dann wird für jeden Monat des Jahres von diesem Durchschnittsbetrag – und nicht von den tatsächlichen Rechnungsbeträgen – der pauschal absetzbare Teil der Telekommunikationsaufwendungen berechnet. Der monatliche Durchschnittsbetrag gilt für den gesamten Veranlagungszeitraum und muss jedes Jahr neu berechnet werden. Der Ansatz eines Durchschnittsbetrags lohnt sich meist nur, wenn Sie in drei aufeinander folgenden Monaten eines Jahres wesentlich höhere Rechnungsbeträge als in den anderen Monaten haben.

Die Abrechnung mit Einzelaufzeichnungen

Ist eine Pauschalabrechnung nicht möglich oder nicht gewünscht, können Sie die Verbindungsentgelte für Ihre beruflich veranlassten Telefonate, Faxe und Internetnutzungen alle einzeln nachweisen und der Höhe nach unbegrenzt absetzen. Zur Vereinfachung genügt es, wenn Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei zusammenhängenden Monaten durch Aufzeichnungen den beruflichen Anteil nachweisen. Dieser kann dann für den gesamten Veranlagungszeitraum (Kalenderjahr) zugrunde gelegt werden (R 9.1 Abs. 5 Satz 2 LStR 2015), muss aber jedes Jahr neu ermittelt und nachgewiesen werden.

Dazu müssen Sie Datum, Adressat, Anlass, Dauer und Gebühr der jeweiligen beruflichen Verbindung aufzeichnen. Bei den abgegangenen beruflichen Telefonaten verwenden Sie dafür am besten eine Einzelverbindungsaufstellung, die Sie von Ihrer Telefongesellschaft erhalten, sofern Sie keine Flatrate haben. Ankommende Gespräche bleiben nach dem Willen der Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen unberücksichtigt. Nehmen Sie aber an Ihrem privaten Telefonanschluss überwiegend berufliche Telefonate entgegen, sollten Sie auch alle eingehenden Anrufe notieren und bei der Berechnung des beruflichen Anteils der Grundgebühr mit berücksichtigen (BFH-Urteil vom 20.5.1976, VI R 221/74, BStBl. 1976 II S. 507).

Da sich bei einer Flatrate oder einem Tarif mit Freiminuten keine Gesprächsgebühren pro Anruf ermitteln lassen, teilen Sie die Telefonkosten am besten nach der Dauer der abgehenden und ggf. eingehenden beruflichen und privaten Telefonate auf. Bei beruflicher Internetnutzung über eine DSL-Flatrate müssen Sie mangels einer Einwählliste eine Art Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen der beruflichen und privaten Internetnutzung führen.

Mithilfe dieser Aufzeichnungen ermitteln Sie Ihren beruflichen Anteil an den Gesamtkosten der drei Monate und legen den Anteil dann für das ganze Jahr zugrunde. Die Fixkosten (Grundgebühr für Telefonanschluss und Internetzugang) spielen hier keine Rolle.

So wird der berufliche Anteil ermittelt

bei Einzelverbindungsnachweis:

Summe der beruflichen Verbindungsentgelte


x 100

Summe aller Verbindungsentgelte

bei Tarif mit Freiminuten oder
bei Flatrate:

berufliche Gesprächs-/Nutzungsdauer


x 100

gesamte Gesprächs-/Nutzungsdauer

Ihre abziehbaren Werbungskosten für das ganze Jahr errechnen sich durch Multiplikation des beruflichen Anteils mit Ihren gesamten Telekommunikationsaufwendungen (einschließlich der Fixkosten) des ganzen Jahres. Den beruflichen Anteil müssen Sie jedes Jahr neu ermitteln und nachweisen.

Wenn Sie ein Telekommunikationsgerät ausschließlich beruflich nutzen

Nutzen Sie ein Telekommunikationsgerät ausschließlich beruflich, das heißt zu mindestens 90 % (etwa den Zweitanschluss im Arbeitszimmer mit separater Telefonnummer oder das Mobiltelefon), können Sie die Aufwendungen dafür in voller Höhe geltend machen, da es als Arbeitsmittel gilt. Die Verbindungsentgelte fließen dann nicht in die Berechnung des beruflichen Anteils der übrigen Geräte mit ein.

Nutzen Sie bei Ihrem ISDN-Anschluss nur eine der Nummern ausschließlich für berufliche Gespräche, müssen Sie dennoch Ihre beruflichen Telefonkosten einzeln nachweisen. Denn für die Finanzverwaltung ist die beruflich genutzte Nummer kein Zweitanschluss, da sie ISDN-Anschlüsse mit mehreren Nummern wie einen einzigen gewöhnlichen Telefonanschluss behandelt (Erlass der Senatsverwaltung für Finanzen Berlin vom 19.2.1997, DStR 1997 S. 416).

Steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers

Haben Sie erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen, darf Ihnen Ihr Arbeitgeber pauschal bis zu 20 % der Aufwendungen, höchstens jedoch 20,00 € im Monat steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG; R 3.50 Abs. 2 Satz 4 LStR 2015). Ein Einzelnachweis der beruflich veranlassten Gespräche ist dann nicht erforderlich. Weisen Sie dem Arbeitgeber Ihre beruflichen Aufwendungen für mindestens drei Monate im Einzelnen nach, darf er Ihnen auch einen höheren beruflichen Anteil steuerfrei erstatten. Von Ihren als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen müssen Sie die steuerfreien Erstattungsbeträge abziehen. Ersetzt der Arbeitgeber Ihre Aufwendungen in voller Höhe, können Sie somit keine Werbungskosten mehr geltend machen.

Hat Ihr Firmenwagen ein Autotelefon, sind nicht nur die beruflichen, sondern auch die privaten Gespräche steuerfrei gemäß § 3 Nr. 45 EStG. Das gilt selbst dann, wenn Sie ausschließlich privat damit telefonieren (Verfügung der OFD Frankfurt vom 4.3.2003, DStZ 2003 S. 510).